2015年9月18日 星期五

【PMP專案管理心得分享】張禎雲 (104/08/25考取PMP)

44屆北週日  張禎雲 (日立數據系統有限公司  亞太區資深採購經理)

緣起

我在公司負責非直接物料方面採購的工作,從本土企業國內採購到外商跨國企業負責亞太區,算一算已經有18年的工作經驗,對我所負責工作項目,也已經駕輕就熟,得以順利完成公司所賦予的任務。這些年來參與大大小小的專案非常多,難免發現有些專案並不是很順利,或是有些時候,專案在執行的階段,專案範圍與工作內容卻是一改再改,也產生了許多難以接受狀況。若是專案成功的部份,很多人就積極搶功,失敗的部份,就互踢皮球。當然也遇到過專案經理是非常有經驗的,整個過程就進行得非常順暢。這引起我想考PMP證照的興趣,因為這些人的身上一定有更好的知識或方法可以運用在專案管理之上,因而讓工作進行的如此順利。

其實,我在大約7年前就已經準備想要上PMP課程,但是由於出差頻繁,因此打消了計畫,而一拖就是7年。對我來說,選擇在這個時間點上課、讀書、考試,是因為我覺得「時候到了」!隨著年紀的增加,記憶力會減弱許多,如果要更上一層樓獲得更高的職務,角色將會從執行者轉為領導者。若負責公司重大專案而無法順利執行,那時候在工作上所背負的責任或產生的衝擊,恐怕是無法想像。雖然,我也一度很懷疑我自己是不是能夠堅持下去,順利的完成9週課程,通過考試,但是,我不想再拖下去還是決定放手一搏。

授課機構選擇

首先,我開始找上網蒐集授課機構資料進行研讀,後來,經過比較幾家較有名的PMP輔導機構,最後選擇了「仕新」。原因如下 :

  • 教學理念 : 我個人不喜歡「背誦式或口訣式」教學,過去國高中的經驗讓我知道這絕對不適合我。我碰過公司同事拿到PMP證照,到處誇耀自己,結果公司內部對他的工作能力及評價卻是非常不好的,我深深引以為戒。「仕新」 黃喆老師、陳老師教學所強調的是「觀念 」,在上課前我或許不了解為什麼 ? 上課中我可以大半了解,但是考完試並拿到證照之後,我現在可以完全了解這個理念 (後面考前衝刺部分會再補充) 。
  • 上課地點 : 我想大部分的人可能會質疑為何有人會用「上課地點 」來做為選擇授課機構的因素之一,但是若是你認真思考過你必須在每週六(或日)上午早上9:00準時到班上課,晚上6點下課 (每週大約需要10~11小時包含交通往返時間),持續9週不間斷,你或許可以理解為何從台北火車站捷運8號出口走路5分鐘可以抵達上課地點也會是考慮的因素之一。
  • 延續性的服務 : PMP 證照是需要 Renew 的. 我朋友推薦給我他之前的授課機構現在已經不存在了,「仕新」可以在業界存活10年以上,想必有獨到之處。(特別是2015.12.01之後PDU累積制度變更之後,授課機構能否長久經營下去事關重要)
上課階段

所有的一切安排,麻煩請「按部就班」照著「時程表」進度即可,不必擔心 ! 但是確實不容易,因為過程中往往因為工作、家庭或其他因素耽誤了 ! 若是真的無法避免的原因缺課了,一定要上e-learning按照進度補回來(我指的是要在下一次上課前完成,才不會因課程前後關聯性影響你對上課內容的理解)。當然學經歷的資料準備及上傳時間請依照「時程表」進度完成。若是到了考試前還要忙於學經歷的上傳或是被稽核時無法立刻寄出相關資料而耽誤考試時間,這會是「得不償失」的 !

上課要專心,觀念不清楚或不懂的地方,隨時提問請老師說明,從老師的回答中找到關鍵字及觀念對於記憶是有很大的幫助 (這就是跟”口訣”的差異) 。回家記得要趁記憶鮮明時趕緊複習是一定要的 ! 上課過程中用心投入念書會比累積到最後才看書的效果好很多。

考前衝刺

真正考過PMP測驗後,要跟各位分享的是,題目類型大致可分為”定義題 / 計算題”跟 “情境題”兩大類. 特別是情境題的靈活程度是超乎想像的,光想靠背答案大概只有”定義題”稍微有幫助,但是比重是相當低的。這也是為何老師跟助教一直強調”基本功”而不是”考古題”。我同屆的同學在考試時碰到跟考古題類似的題型不到10題的情況,”情境題”卻是多到不行,若不是他花了很大的功夫在基本功上,恐怕是會慘遭滑鐵盧。

我的考前衝刺,是以ITTO架構為主,按照老師所提示的把所有的練習題完整複習一遍,複習最重要的是「破題 」而不是背答案。特別是情境題, 如同老師跟助教諄諄教誨的,一定要看清楚題目描述/看懂題目在問甚麼 ? 因為考試很有可能給你多個答案皆是正確的,要求你選出 「最佳答案 」。然而「破題 」的概念就像題目

前面第1~2句話
(目前在XX階段...PM 或  想要做XXXXX(可能是 目的)/ 正在做XXXXX(可能是 流程)/ 發生什麼問題 或 想要知道XXXXX(可能是 資訊、計畫、文件) , 

中間有一堆未必相關或是很重要的敘述

跟最後1~2句, 會問你 下一步首先應該做甚麼(流程、提出變更、紀錄、評估、執行...)?PM 或  應選擇或使用 何種工具 ( T/T )最為合適 ? 參考什麼 或 從什麼地方取得(可能是 流程的Input 或Output 的計畫或文件)資訊?

因此,除了流程的順序跟每個T/T的定義 ( 個人認為特別是5~9跟11章 )之外,哪個Input或 T/T對應到哪個流程 ? 或相同流程的T/T在不同的情境下要選擇使用哪一個T/T的「觀念 」 會是解題關鍵。

給仕新的建議

我依然記得黃喆老師在課堂中說過:”他不想教出一堆有PMP證照,但是不會做專案管理的PM”,這跟我實際工作上的體驗是一致的。陳老師也特別提到:”PMP的這些TT,是真的可以用在生活中的”,現在自己再想一想, Why not ? 經過幾次模擬考,黃喆老師建議的考試時間會是非常實際而準確的。因為這是「仕新」整個輔導流程所累積下來的Best Practices & Lesson Learned。自己走過這段歷程之後,我真的認為所有的安排是很成熟、穩定且確實能協助我們達成考上PMP證照的目標。

在此,我感謝仕新黃喆老師、陳老師與助教們的協助,讓我能順利考上PMP。

上課過程中,信丞助教有成立FB的社團,班級同學也有line的群組,夥伴們的凝聚力是很重要,彼此的加油打氣,或是經驗分享,對於順利過關PMP考試幫助頗大,未來也可以善加利用這樣聯絡管道,來協助同學們維持及拓展人脈。再一次謝謝仕新的老師們、助教們與各位夥伴們 ! 預祝大家事業成功 !

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